Otimização de armazéns (Centros de Distribuição)

Diante de um cenário incerto, de grandes dificuldades econômicas, regionais e de enorme pressão por resultados, a otimização da operação de movimentação e armazenagem de materiais poderá se tornar a “tábua de salvação” de muitos profissionais da área de logística / supply chain que precisam apresentar resultados no curto prazo, principalmente para região norte, que é quase que totalmente dependente de centros de distribuições, a otimização destes armazéns é o caminho mais rápido e simples para obter resultados no curto prazo.

O armazém com boa gestão, propicia inúmeras oportunidades de ganhos, e melhor ainda, com pouca ou nenhuma necessidade de investimentos, e num prazo muito curto.

Mas como fazer isso e qual o caminho a percorrer?

Primeiro, observe que as operações em Centros de Distribuição são de mão-de-obra intensiva, mesmo naqueles em que a automação tenha avançado de forma parcial ou total. A mão-de-obra representa entre  40% e 60% do custo operacional de um armazém. Alguns mais ansiosos ou afoitos podem deduzir então que a saída é reduzir a mão-de-obra, correto? Quase, mas não ainda. Vejamos o porquê disso. Segundo, tratando de operações que dependem de muita mão-de-obra, é de suma importância aproveitar o conhecimento e experiência que essas pessoas dispõem da rotina diária. Precisamos captar esse conhecimento, identificar oportunidades de melhoria e transformá-lo em ações objetivas que promovam a redução de custos sem afetar o nível de serviço.

Em operações de Centros de Distribuição as melhorias são processadas no sentido bottom-up, ou seja, de baixo para cima. Porém, a grande maioria dos profissionais que lideram essa área acreditam que as mudanças ocorrem no sentido top-down, de cima para baixo.

Muitos gerentes, coordenadores e líderes de armazéns trazem para si a responsabilidade exclusiva pela melhoria do desempenho da operação. É importante esclarecer que sozinhos não conseguirão nada, centralizar ou reter informações não é a saída para o sucesso.

Quer ver? Responda às seguintes perguntas:

1 - Sua equipe operacional é responsável por medir os indicadores de produtividade, serviços e custos da operação? Eles se sentem parte do processo de melhoria contínua?

2 - Sua equipe operacional tem acesso irrestrito a computadores, domina Excel e Power Point e tem condições de elaborar planilhas, gráficos e preparar apresentações?

3 - Sua equipe domina as ferramentas básicas da Qualidade Total como PDCA, 5W2H, Diagrama de Ishikawa, DMAIC, brainstorming, análise dos cinco porquês, Pareto, etc.?

Explicando cada ferramenta:

PDCA: É um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contínua, aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gestão e pode ser utilizado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negócios, independentemente da área de atuação da empresa.

5W2H: é basicamente um plano de ações, uma forma rápida de verificação de execução de tarefas a serem distribuídas aos colaboradores da empresa. Funciona como um mapeamento das atividades e pode ser usada de várias formas: para organizar tarefas, escrever um texto, enviar um e-mail ou escrever um relatório.

Diagrama de Ishikawa: É uma ferramenta gráfica utilizada pela Administração para o gerenciamento e o Controle da Qualidade (CQ). Este sistema permite estruturar hierarquicamente as causas potenciais de determinado problema ou oportunidade de melhoria, bem como seus efeitos sobre a qualidade dos produtos. Permite também estruturar qualquer sistema que necessite de resposta de forma gráfica e sintética (isto é, com melhor visualização).

DMAIC: é um conjunto de práticas originalmente desenvolvidas pela Motorola para melhorar sistematicamente os processos ao eliminar defeitos. Um defeito é definido como a não conformidade de um produto ou serviço com suas especificações. Seis Sigma também é definido como uma estratégia gerencial para promover mudanças nas organizações, fazendo com que se chegue a melhorias nos processos, produtos e serviços para a satisfação dos clientes.

Brainstorming: Ou tempestade de ideias, mais que uma técnica de dinâmica de grupo, é uma atividade desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um grupo - criatividade em equipe - colocando-a a serviço de objetivos pré-determinados.

O “5 Porquês”: é uma técnica para encontrar a causa raiz de um defeito ou problema. Esta ferramenta é muito usada na área de qualidade, mas na prática se aplica em qualquer área, e inclusive pode ser muito útil em seu dia a dia. Foi desenvolvida por Sakichi Toyoda (fundador da Toyota), e foi usada na no Sistema de Toyota de Produção durante a evolução de suas metodologias de manufatura.

Pareto: conhecido popularmente como 80-20

4 - As pessoas-chave da sua equipe operacional estão capacitadas em estatística básica, custos e matemática financeira?

5 - Na sua operação é praticada a gestão à vista? (A gestão a vista tem como objetivo disponibilizar as informações necessárias de uma forma simples e de fácil assimilação, buscando tornar mais fácil o trabalho diário e também buscar pela melhoria da qualidade.)

6 -  São realizadas reuniões diárias (ou pelo menos semanais) para a análise dos problemas ocorridos?

7 -    Existe um programa de remuneração variável atrelado à realização das metas?

8 -     A liderança de sua operação de movimentação e armazenagem atua de forma positiva junto à equipe? Ela tem sido hábil em transformar recurso humano em capital humano, ou seja, em agentes ativos de mudanças e que efetivamente agregam valor para clientes internos e externos?

9 -    Existem processos formais? Estes processos estão devidamente orientados para a satisfação das necessidades e expectativas dos clientes internos e externos do Centro de Distribuição, no qual se incluem os motoristas das transportadoras, a área Comercial e Marketing, a área produtiva, os canais de distribuição atendimentos, etc.?

10 - Existem “lacunas” ou redundâncias nos processos-chave do Centro de distribuição? Os processos são seguidos pelos funcionários ou existem atividades desenvolvidas em paralelo?

11 – Sua equipe conhece as peculiaridades e dificuldades que envolvem todo processo logístico de sua região?

Se você respondeu NÃO à maioria das questões acima, seguramente o seu CD não esgotou ainda as possibilidades de melhoria na operação. Possivelmente exista espaço para reduzir custos em até 25% e melhorar o serviço de forma exponencial.

           De nada adianta ter uma infra-estrutura física classe mundial e nem implantar o melhor sistema WMS (Warehouse Management System ou Sistema de Gestão de Armazéns) se você não souber aproveitar o conhecimento disponível em sua operação.

          O caminho para as melhorias significativas em armazéns passa primeiro pelos PROCESSOS, os quais dependem do comportamento de PESSOAS. A sua equipe operacional, se motivada e estimulada a cooperar, saberá rever os processos de forma simples e extremamente objetiva, impactando diretamente, por exemplo, na redução de avarias e furtos, na diminuição do índice de inversões de produtos que impacta no % de pedidos perfeitos, na melhor unitização das cargas (Paletização ou conteinerização) e consequente maior aproveitamento cúbico dos veículos, na diminuição dos acidentes envolvendo empilhadeiras e na redução das paradas de equipamentos para manutenção corretiva, na maior produtividade na conferência, estocagem e separação de pedidos, na maior acuracidade entre inventário físico e contábil, etc.

        Obter resultados em armazéns pode ser mais fácil e mais rápido do que você imagina, e totalmente necessário, principalmente quando se tem uma dos mais complicados e onerosos processos logísticos do país. A redução de pessoal, o principal custo de um armazém, será uma consequência natural desse trabalho.

                          Pense menos em contar com recursos financeiros para investir e direcione a sua atenção para dentro, para o recurso mais importante, as PESSOAS. Pense nisso! Pratique!

Marcos Lima